Einkaufsgemeinschaften und Vergabe: Markteintritt im Krankenhaus

Wer Krankenhäuser beliefern will, muss zwei Beschaffungswege kennen: Einkaufsgemeinschaften, über die viele Häuser ihre Sortimente bündeln, und das Vergaberecht, das öffentliche Krankenhäuser zu Ausschreibungen verpflichtet. Beide Wege belohnen Anbieter mit vollständigen Unterlagen, klaren Produktdaten und Referenzen. Für Startups sind sie zunächst eine Hürde, mit der richtigen Vorbereitung aber auch eine Chance, weil öffentliche Ausschreibungen allen Bietern offenstehen.

Wie Sie die Anwender und Entscheider im Haus gewinnen, beschreibt der Beitrag zum B2B-Vertrieb an Kliniken. Hier geht es um den formalen Weg zum Auftrag.

Wie Einkaufsgemeinschaften arbeiten

Einkaufsgemeinschaften bündeln den Bedarf vieler Krankenhäuser, um bessere Preise und einheitliche Sortimente zu erreichen. In Deutschland gibt es mehrere große Einkaufsgemeinschaften, teils trägerübergreifend, teils kommunal oder kirchlich geprägt. Große private Klinikgruppen organisieren den Einkauf zudem häufig zentral in eigenen Gesellschaften.

Typische Aufgaben einer Einkaufsgemeinschaft:

• Verhandlung von Rahmenverträgen mit Lieferanten über Preise und Konditionen.
• Standardisierung von Sortimenten, oft gemeinsam mit Anwendern aus den Mitgliedshäusern.
• Bereitstellung von Produktdaten und Katalogen für die Bestellsysteme der Häuser.
• Bei öffentlichen Mitgliedern teils auch Durchführung von Ausschreibungen.

Für Lieferanten bedeutet eine Listung, dass Mitgliedshäuser zu vereinbarten Konditionen bestellen können. Eine Listung ist aber keine Abnahmegarantie. Verkaufen müssen Sie trotzdem in den einzelnen Häusern.

Was eine Einkaufsgemeinschaft von Ihnen erwartet

Junge Unternehmen unterschätzen oft den Aufwand für saubere Stammdaten. Fehlerhafte oder unvollständige Daten verzögern die Aufnahme in Kataloge und Bestellsysteme um Monate.

Innovation versus Standardisierung

Einkaufsgemeinschaften haben ein Interesse an wenigen, austauschbaren Produkten mit niedrigen Preisen. Innovative Produkte passen nicht immer in diese Logik. Argumentieren Sie deshalb nicht nur mit dem Stückpreis, sondern mit den Gesamtkosten im Behandlungsprozess, und suchen Sie Unterstützung bei Anwendern, die in den Fachgruppen der Einkaufsgemeinschaft mitarbeiten.

Wann Krankenhäuser ausschreiben müssen

Ob ein Krankenhaus Vergaberecht anwenden muss, hängt von seinem Träger ab.

Maßgeblich ist der Begriff des öffentlichen Auftraggebers im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Kommunal beherrschte oder überwiegend öffentlich finanzierte Einrichtungen fallen darunter, auch wenn sie privatrechtlich organisiert sind. Im Einzelfall kann die Einordnung strittig sein.

Ober- und Unterschwellenbereich

Erreicht der geschätzte Auftragswert den EU-Schwellenwert, gilt das europaweite Vergaberecht mit Bekanntmachung im EU-Amtsblatt. Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der meisten öffentlichen Auftraggeber liegt der Schwellenwert seit 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro netto. Maßgeblich ist der Gesamtwert über die Laufzeit, bei Rahmenverträgen also das geschätzte Gesamtvolumen.

Darunter gilt das nationale Recht. Je nach Bundesland ist das die Unterschwellenvergabeordnung oder eigenes Landesvergaberecht, mit Wertgrenzen für vereinfachte Verfahren und Direktaufträge, die sich zwischen den Ländern unterscheiden.

Die wichtigsten Vergabeverfahren

Daneben schließen öffentliche Auftraggeber häufig Rahmenvereinbarungen, aus denen über die Laufzeit einzelne Aufträge abgerufen werden. Wer bei einer Rahmenvereinbarung nicht zum Zug kommt, ist für dieses Produkt oft für mehrere Jahre außen vor.

Wie Startups in Vergabeverfahren bestehen

Ausschreibungen finden

Öffentliche Ausschreibungen werden auf Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen sowie europaweit im EU-Amtsblatt veröffentlicht. Richten Sie Suchaufträge für Ihre Produktgruppe ein und beobachten Sie auch Vorinformationen und Markterkundungen. Wer bei einer Markterkundung Informationen liefert, darf sich trotzdem später bewerben, solange der Wettbewerb dadurch nicht verzerrt wird.

Produktneutrale Leistungsbeschreibung

Öffentliche Auftraggeber müssen Leistungen grundsätzlich produktneutral beschreiben. Anforderungen, die nur ein bestimmtes Produkt erfüllt, sind nur zulässig, wenn der Auftragsgegenstand sie rechtfertigt. Für Startups ist das Fluch und Segen zugleich: Etablierte Produkte werden nicht automatisch bevorzugt, Ihr eigenes Produkt aber auch nicht. Nutzen Sie Bieterfragen, wenn Anforderungen unnötig eng gefasst sind.

Eignung trotz fehlender Referenzen

Auftraggeber prüfen die Eignung von Bietern, etwa über Umsätze, Referenzen und Qualifikationen. Junge Unternehmen haben hier Nachteile. Mögliche Wege:

• Eignungsleihe: Sie stützen sich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens, etwa eines Händlers oder Produktionspartners, der dafür einsteht.
• Bietergemeinschaft: Mehrere Unternehmen bieten gemeinsam an und ergänzen sich in Eignung und Leistung.
• Unterauftrag: Sie liefern als Partner eines etablierten Bieters zu.
• Lose: Öffentliche Auftraggeber sollen Aufträge in Lose aufteilen, um kleineren Unternehmen die Teilnahme zu ermöglichen. Achten Sie auf Lose, die genau zu Ihrem Produkt passen.

Alleinstellung

Bietet nur Ihr Unternehmen eine bestimmte Lösung an, etwa wegen eines Patents, kann ein Krankenhaus im Ausnahmefall ohne vorherigen Wettbewerb verhandeln. Die Anforderungen an die Begründung sind hoch. Liefern Sie dem Auftraggeber nachvollziehbare Unterlagen, warum es keine gleichwertige Alternative gibt, und rechnen Sie damit, dass die Klinik trotzdem eine Markterkundung durchführt.

Zuschlagskriterien: Nicht nur der Preis

Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot. Das ist nicht zwingend das billigste: Öffentliche Auftraggeber können neben dem Preis auch Qualität, technischen Wert, Service, Lieferbedingungen oder Folgekosten bewerten, wenn sie diese Kriterien und ihre Gewichtung vorab bekannt machen. Für innovative Produkte ist das eine Chance. Prüfen Sie in jeder Ausschreibung, wie die Kriterien gewichtet sind, und richten Sie Ihr Angebot gezielt darauf aus. Bei reinen Preiswettbewerben haben neue Anbieter mit kleinen Stückzahlen dagegen selten eine Chance.

Fristen, Form und Rügen

Vergabeverfahren sind formstreng. Ein fehlendes Formular oder eine verpasste Frist führt schnell zum Ausschluss. Lesen Sie alle Vergabeunterlagen vollständig, nutzen Sie die elektronische Angebotsabgabe frühzeitig und halten Sie Ihre Unterlagen wie Handelsregisterauszug, Eigenerklärungen und Zertifikate aktuell bereit.

Erkennen Sie einen Verstoß im Verfahren, müssen Sie ihn im Oberschwellenbereich rechtzeitig gegenüber dem Auftraggeber rügen. Sonst ist ein späteres Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer oft ausgeschlossen.

Fahrplan für den Markteintritt

1. Zielhäuser nach Trägern sortieren: öffentliche Häuser mit Vergabepflicht, Häuser in Einkaufsgemeinschaften, Konzerne mit zentralem Einkauf.
2. Unterlagen vorbereiten: Stammdaten, Zertifikate, Dokumentation, Datenschutz- und Sicherheitsunterlagen.
3. Bedarf wecken, bevor ausgeschrieben wird: Anwender überzeugen, Teststellungen durchführen, Markterkundungen beantworten.
4. Ausschreibungen beobachten und Partner suchen: Bietergemeinschaften oder Händler für größere Verfahren.
5. Listung anstreben: Gespräche mit Einkaufsgemeinschaften, sobald erste Referenzkunden vorhanden sind.

Ob ein Produkt zusätzlich über die Krankenkassen vergütet werden kann, beeinflusst die Zahlungsbereitschaft der Häuser stark. Die Wege dafür beschreibt der Beitrag zur Erstattung neuer Medizinprodukte. Weitere Grundlagen zum Markteintritt finden Sie unter Gründen in der Medizinwirtschaft.